6 tips voor een goede overdracht

PINA COLADA

Tip 1: Maak je werk overdraagbaar
Maak tijd voor het voorbereiden van je afwezigheid tijdens de vakantieperiode.

Wat moet er gebeuren zodat je je werk en werkplek met een goed gevoel kunt achterlaten? Maak een lijst met aandachtspunten en acties en schrijf je hoofd leeg!

Met welke lopende projecten ben je bezig en wat is de status? Welke klanten hebben nog aandacht nodig? Wat staat er in je agenda in de vakantieperiode, wat opgevolgd moet worden? Welke zaken kunnen niet uitgesteld worden? Welke taken moeten ook tijdens je afwezigheid uitgevoerd worden? Verwacht je nog reacties van relaties/collega’s op gemaakte afspraken of aanvragen?

Tip 2: E-mail
Maak een automatisch afwezigheidbericht op (of laat deze opmaken). Je meldt daarin wanneer je weer aanwezig bent en eventueel wie je taken waarneemt. Je kunt ook iemand anders je email laten controleren. Spreek dan duidelijk af wat je wilt dat er gedaan wordt met berichten.

Tip 3: Telefoon
Informeer collega's over je vakantiedata en geef instructies wat er gemeld kan worden aan mensen die voor je bellen. Direct doorverbinden met een vervangende collega? Een boodschap aannemen en melden wanneer een reactie verwacht kan worden? Indien je een rechtstreeks nummer hebt, vast of mobiel, kun je een duidelijke vakantieboodschap inspreken in je voicemail.

Tip 4: Informeren relaties
Van belang is vooraf (belangrijke) collega’s, klanten en relaties te informeren over je afwezigheid. Meld, bij voorkeur per e-mail wanneer je afwezig bent, wanneer je weer bereikbaar bent, wie je vervanger is en wat er met lopende zaken moet gebeuren.

Tip 5: Overdracht werkzaamheden
Bovenstaande tips kun je gebruiken voor het overdragen van je werkzaamheden tijdens je vakantie. Maak voor het overdragen van je werk duidelijke, concrete, praktische schriftelijke instructies waar iemand direct mee aan het werk kan. Beschrijf wat er gedaan moet worden, hoe dit uitgevoerd dient te worden en wat (of wie) daar bij nodig is en waar dit te vinden is.

Neem tijd voor het instrueren van je vervanger. Maak het belangrijk! Je kunt dan het werk loslaten en met een gerust gevoel op vakantie. Mogen ze je bellen op het vakantieadres in geval van nood?

Tip 6: Terug op kantoor
Plan, voordat je op vakantie gaat, tijd in voor een bespreking met je vervanger (indien van toepassing). Wat is er gebeurd tijdens je afwezigheid? Wat is er blijven liggen? Welke acties moeten uitgevoerd worden? Je kunt dan met nieuwe energie weer lekker aan het werk!

Geniet van je vakantie!

 

Zoekt u ervaren krachten voor verpakken?

Lorem ipsum dolor sit amet, consetetur sadipscing elitr, sed diam nonumy eirmod tempor invidunt ut labore et dolore magna aliquyam erat, sed diam voluptua.

Onze diensten

cta medewerker 01